月次試算表の役割と使い方

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こんにちは、簿記合格請負人の平野です。

試算表を作るタイミングで、試算表はミスを発見するために適切な間隔で作成すると解説しました。これはもちろんそうなのですが、月に1回作成する月次試算表には別の役割もあります。この記事では月次試算表の役割と使い方について解説します。

月次試算表の役割

月次試算表の毎月全ての勘定の動きを見ることで企業の営業活動の内容を知ることができます。例えば次のような項目をチェックします。

  • 現金がどれくらい増減しているのか
  • 収益と費用から営業利益がどれくらいなのか、月次の利益は増えているのか減っているのか

売上が伸び悩んでいれば営業部長などを呼んで話し合い対策を練ることになります。また、特定の費用が急増している場合は、原因を調べることになります。会計による経営管理とはこういうことです。

月次試算表は遅くとも翌月の5日までには報告されるので、すばやく対応することができます。月次試算表から問題点を見つけて対策を考え、すばやく対応していくことが大切です。

企業の規模が大きくなると従業員も取引先も増えてきます。なので、企業の全体を見るには会計情報しかありません。

また、担当者に対する指示も会計情報の裏づけがあれば理解も得られやすいと言えます。

経営者にも簿記の知識が必要

経営者は簿記会計の体系的な知識が必要だといわれていますが、その理由が、このように経営管理に役立てるためです。簿記はただ取引を仕訳して、財務諸表を作成するためだけではないということです。

月次試算表の使い方

月次試算表で経営管理を行う場合は「前月と比べて○%増えた(減った)」と分析していくわけですが、これはそんなに簡単ではありません。月次試算表の分析には経験が必要です。例えば次のような例を考えてみます。

ある月次試算表の例1

例えば、次のような状況を考えてみてください。

  • 高田馬場にある居酒屋の売上のケースである。
  • 6月の売上高は4億5,000万円であった。
  • 7月の売上高は4億6,000万円であった。

この場合、どのように売上を考えるといいでしょうか。単純に7月の売上を6月の売上と比較して、「売上高が約2.2%上昇しているから、順調に売上は伸びている」としていいでしょうか。

結論から言いますと「どちらかというと売上は減少している」と言えます。理由は「6月は30日しかないが、7月は31日あるから」です。

たった1日と思われるかもしれませんが、1日違えば3%ほどの違いが出てきます。なので1日増えているのに2.2%しか増えていないのであれば、売上は減少傾向と考えるべきなのです。

では次のような場合はどうでしょう。

ある月次試算表の例2

例えば、次のような状況を考えてみてください。

  • 高田馬場にある居酒屋の売上のケースである。
  • 7月の売上高は4億6,000万円であった。
  • 8月の売上高は2億3,000万円であった。

今度は月の日数は31日で同じです。ですが、売上が半分になっています。これはどういうことでしょうか。店の悪い評判がたってしまっているのでしょうか。

ここで考えなければならないのが「高田馬場という立地」と「居酒屋」という業種です。知っている人は知っているかと思いますが、高田馬場は早稲田大学というマンモス大学がある土地で、居酒屋のお客さんのほとんどが大学生です。

8月は大学が休みになる時期なので売上は激減するのが普通なのです。実際、大学が休みの時期は売上が半減ですめばいい方だと言われています。なので、半減ですんでいるこの店はいい方なのです。ここを見誤って閉店したりしてしまうと大きな損害となってしまいます。

このように、違う月と比較する場合には日数だけではなく、その月特有の特徴も考慮しなければなりません

そこで便利なのが「前年同月」との比較です。前年の同じ月と比較することでこのような問題が解決できます。

前年同月との比較での注意点

前年の同じ月と比較することで色々な問題が解決できますが、全て解決というわけではありません。なぜなら「1年間での環境の変化」「土日の日数」などは違うからです。

1年も前との比較になると、様々な変化が起こっていると考えられます。この変化を無視して数字の違いだけを比較しても重要なことを見落としてしまうかもしれません。

また、特に飲食店などがそうですが、日数は同じでも土日(居酒屋の場合は金曜夜と土曜の夜)と平日では売上が大きく違います。そういった違いも考慮しなければなりません。

「月次試算表を使って経営管理を行う」のは簡単そうに見えて多くの経験と直感を必要とする専門的な作業なのです。簿記を勉強しながらそういったことも意識すると勉強が楽しめるかと思います。

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