経理が毎日行うべきチェック事項

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こんにちは、簿記合格請負人の平野です。

経理はただ取引を仕訳して財務諸表を作成するだけではいけません。自社の状態がどのようになっているのか、異常事態が発生していないかをきちんとチェックすることが必要です。この記事では経理が毎日行うべき自社のチェック事項についてお伝えします。

毎日チェックすべき事柄は「現金預金の残高」

自社の状態をチェックすることは大切ですが、全ての事項について毎日チェックするのは現実的ではありませんし、無駄も多すぎます。毎日チェックすることは「1日で急変する可能性がある事柄」「非常に重要で、会社の生死を分けるような事柄」に限定すべきだと言えます。

そのような事柄とは「現金預金の残高」です。現金や預金が枯渇して支払が期日どおりに行えなくなると、即倒産の危機になります。また、増減も激しく、大きな支払があった場合には1日で急減することも起こります。

「現金預金の残高」は毎日チェックすべき重要な事項だと言えます。

「現金預金の残高」を分析するための下準備

「現金預金の残高」を分析するために下準備を行います。それは「毎日の現金預金の残高を1か月分集計し、グラフ化すること」です。

企業の現金の出入りには周期があります。この周期は「給料日の多額の現金の流出」「月末の仕入代金の支払」のように、1ヶ月周期であるものが多いです。1ヶ月分集計することで現金の出入りの周期が見えてきます。

「現金預金の残高」の分析内容

現金預金の残高を分析する上で重要なポイントは次の2つです。

  • 現金預金は足りるのか
  • 現金預金は増えていっているのか

現金預金は足りるのか

現金預金を分析する上で重要なのは「このままで現金預金は足りるのか」です。「このままで現金預金は足りるのか」をチェックするために過去数ヶ月の「現金預金残高の1か月分のグラフ」を見て、次の内容をつかみます。

  • 1ヶ月のうち何日ごろに現金預金が増えるのか
  • 1ヶ月のうち何日ごろに現金預金が少なくなるのか

これをしっかりとつかんでおくことで、現在の現金預金の残高で十分なのかが分かります(しっかりと経験を積んでいけば、来月の現金預金の推移をかなりの精度で予測できるようになります。

また、経理として一人前と言えるためにはそうならなければなりません。)。そして、十分でない場合には対応します。

一般的な企業は次のような順番で現金預金を調達します。

  1. 定期預金の解約
  2. 売買目的有価証券の売却
  3. 借入金による調達

現金預金の減少は速いときは本当に速いので、現金が減り始める前から対応策を考えておく必要があります。この対応はスピードが命なので、いよいよになってから経営者と相談するのでは遅すぎます。事前に経営者から対応策とその権限について了承を得ておく必要があります。

現金預金は増えていっているのか

過去数ヶ月の「現金預金残高の1か月分のグラフ」を時系列に並べてみて、現金預金残高が増加傾向にあるのか、減少傾向にあるのかをつかみます。

ビジネスがうまくいっている場合、「現金→仕入→売上→現金」という現金の循環がうまくいっているはずなので、現金は増加傾向にあるはずです。

逆にビジネスがうまくいっていない場合、この循環がうまくいっていないということなので、その原因を突き止め、対策を提言する必要があります。

ちなみに、「現金→仕入→売上→現金」という現金の循環がうまくいっていない場合、原因としては次のようなことが考えられます。

  • 仕入代金よりも売上代金の方が少ない(仕入れる商品の品質が低い、需要が少ない)
  • 廃棄が多い(棚卸減耗費や商品評価損が多額、営業力が低い)
  • 代金の未回収が多い(よくない取引先が多い)

あくまでも例です。原因は色々考えられます。その原因を特定するのが経理の仕事だと言えます。

現金預金に持たせるべき余裕

現金預金は0やマイナスになりさえしなければ企業は存続できます。とは言っても現金預金がギリギリしかなければ常に倒産の危険を抱えることになります。なので、ある程度余裕を持つ必要があります。そこで、「どの程度余裕を持つべき」という問題が発生します。

この「余裕」については企業の業種や規模によっても変わってきますが、この「余裕」をいくら持たせるべきかを判断するのに最も重要なのは経験です。

過去の危機のときにどれくらいのペースで現金預金が減っていったのか、緊急時にはどのような対策が取れるのか、そういった数々の条件を総合的に考え、万が一にも現金が枯渇しない水準を見定める必要があります。

簿記の勉強をしているときにも実務を意識することが大切

経理が毎日チェックすべきなのは「現金預金の残高」だけです。経理はこれだけは常にチェックしていなければなりません。簿記を勉強しているときもこういった経理の仕事内容をイメージしながら行うことが大切です。

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